TODO・進捗管理テンプレート: 抜け漏れを減らす一覧表と共有文例

まず結論

TODO・進捗管理テンプレートは、やることを大量に並べるための表ではありません。目的は、次に何をすればよいか、誰の確認を待っているか、どこで止まりそうかを見えるようにすることです。

最初は、次の8列だけで十分です。

TODO:
完了条件:
期限:
状態:
次の一手:
確認相手:
リマインド:
メモ:

この8つがそろうと、「やることは書いたのに進まない」「確認待ちを忘れる」「完了したつもりだったが手戻りになる」といった失敗を減らせます。

TODOの考え方を先に確認したい場合は、TODO・タスク管理の基本を読んでください。このページでは、すぐ使える一覧表、進捗共有文、毎朝・毎週の見直しテンプレートをまとめます。

基本テンプレート

まずは、この表をコピーして使います。スプレッドシート、Notion、Markdown、メモアプリのどれでも構いません。大事なのは、仕事用のTODOを1か所に集めることです。

| ID | TODO | 完了条件 | 期限 | 状態 | 次の一手 | 確認相手 | リマインド | メモ |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 |  |  |  | 未着手 |  |  |  |  |
| 2 |  |  |  | 未着手 |  |  |  |  |
| 3 |  |  |  | 未着手 |  |  |  |  |

状態は、最初は次の6つに絞ります。

状態	意味
未着手	まだ手をつけていない
作業中	自分が作業している
確認待ち	相手の確認、回答、承認を待っている
修正中	指摘や追加情報を受けて直している
保留	優先順位や前提が変わり、いったん止めている
完了	完了条件まで終わっている

状態を細かくしすぎると、表を更新すること自体が面倒になります。最初はこれくらいで十分です。

悪いTODOと良いTODO

TODO表でよくある失敗は、作業名だけを書いてしまうことです。

悪い例

| TODO | 期限 | 状態 |
|---|---|---|
| 資料作成 | 金曜 | 作業中 |
| 議事録 | 今日 | 未着手 |
| 佐藤さん確認 | 明日 | 未着手 |

これでは、何をどこまでやれば終わりなのか分かりません。未来の自分が見ても、上司や先輩が見ても、次の行動を判断しにくい状態です。

良い例

| ID | TODO | 完了条件 | 期限 | 状態 | 次の一手 | 確認相手 | リマインド | メモ |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | A社提案資料の初稿作成 | 10枚の初稿を共有フォルダへ置き、山田さんへレビュー依頼する | 金曜 15:00 | 作業中 | 料金比較表を先に作る | 山田さん | 木曜 16:00 | デザインは後で整える |
| 2 | 定例会議の議事録共有 | 決定事項とTODOを整理し、参加者へ共有する | 今日 17:00 | 未着手 | 会議メモからTODOを抜き出す | 参加者 | 今日 16:30 | 未決事項を分ける |
| 3 | 見積条件の確認 | 佐藤さんから回答をもらい、比較表に反映する | 明日 12:00 | 確認待ち | 明日10時にリマインドする | 佐藤さん | 明日 10:00 | 依頼済み |

良いTODOは、表を見ただけで次に動けます。特に大事なのは、完了条件と確認待ちです。自分の作業が終わっていても、相手の確認が終わっていなければ、仕事全体はまだ完了していません。

各列の使い方

TODO

TODOは、名詞だけではなく動詞で書きます。

悪い例: A社資料
良い例: A社提案資料の初稿を作る

「何をするのか」が分かる言葉にします。

完了条件

完了条件は、「どこまでできたら終わりか」です。

悪い例: 資料を作る
良い例: A社提案資料の初稿を10枚で作り、山田さんへレビュー依頼する

仕事の完了条件は、自分の作業だけでなく、相手に渡るところまで含めることがあります。完了条件のすり合わせは、仕事の受け方・進め方でも重要なポイントです。

期限

期限は、できれば日付だけでなく時間まで書きます。

金曜中
↓
金曜 15:00 初稿共有
金曜 17:00 最終提出

最終提出の前に、確認や修正の時間が必要です。締切から逆算する考え方は、スケジュール管理の基本で詳しく扱っています。

状態

状態は、作業の進み具合ではなく「今どこで止まっているか」を見るために使います。

作業中: 自分が進める
確認待ち: 相手の回答を待つ
保留: 前提や優先順位が変わった

特に「確認待ち」は消さずに残します。誰にいつ確認を依頼したのか、いつリマインドするのかを書いておきます。

次の一手

次の一手は、5分から15分で始められる粒度にします。

大きいTODO: 提案資料を作る
次の一手: 過去資料を2つ探す
次の一手: 目次案を5項目で書く
次の一手: 料金比較の表だけ先に作る

TODOが重く感じるときは、作業量が大きいのではなく、最初の一手が見えていないことがあります。

毎朝の見直しテンプレート

TODO表は、作っただけでは機能しません。毎朝、3分から5分で見直します。

今日やる3つ:
1. 
2. 
3. 

確認待ち:
- 誰からの回答を待っているか:
- いつリマインドするか:

遅れそうなもの:
- 何が遅れそうか:
- 影響:
- 相談先:

今日の最初の一手:
-

今日やることを3つに絞るのは、他のTODOを忘れるためではありません。今日必ず進めるものを決めるためです。

たとえば、次のように書きます。

今日やる3つ:
1. A社提案資料の目次案を作る
2. 定例会議の議事録を17時までに共有する
3. 佐藤さんへ見積条件のリマインドを送る

確認待ち:
- 山田さんの資料レビュー待ち。今日16時にリマインド。

遅れそうなもの:
- A社資料の料金比較。B社の一次情報が見つかっていない。
- 15時までに見つからなければ「要確認」と明記して共有する。

今日の最初の一手:
- 過去のA社向け資料を2つ探す。

この粒度なら、上司や先輩にそのまま進捗共有しやすくなります。

進捗共有テンプレート

進捗共有では、TODO表をそのまま貼るより、相手が判断しやすい形にまとめます。詳しい報告の考え方は、報連相と進捗共有も参考にしてください。

件名:

現在の状況:

完了したこと:
- 

進行中:
- 

確認待ち:
- 

遅延リスク:
- 

相談したいこと:
- 

次の一手:
-

文例です。

A社提案資料の進捗共有です。

現在の状況:
全体の構成案と課題整理まで作成済みです。全体としては6割ほど進んでいます。

完了したこと:
- 提案ストーリーの目次案作成
- 先方課題の整理

進行中:
- 料金比較表の作成

確認待ち:
- 佐藤さんへB社の料金条件を確認中です。明日10時にリマインド予定です。

遅延リスク:
- B社の料金条件が明日午前までに確認できない場合、比較表だけ未確定になります。

相談したいこと:
- 明日15時の初稿では、B社だけ「要確認」と明記して出す進め方で問題ないでしょうか。

次の一手:
- 今日中にA社提案資料の1ページ目から5ページ目までを初稿化します。

進捗共有で大事なのは、順調かどうかだけではありません。相手に判断してほしいこと、止まっている理由、次にやることを出すことです。

会議後のTODO化テンプレート

会議で出た宿題は、議事録の中に書くだけでなく、TODO表にも移します。議事録とTODO管理では、決定事項とTODOを分ける考え方を扱っています。

会議名:
日時:

決定事項:
- 

TODO:
| TODO | 担当 | 期限 | 完了条件 | 次回確認 |
|---|---|---|---|---|
|  |  |  |  |  |

未決事項:
- 

自分のTODO表へ移したもの:
-

会議後にやることは、次の順番で処理します。

決定事項とTODOを分ける
TODOに担当者、期限、完了条件を入れる
自分が持つTODOを個人のTODO表へ移す
他の人が担当するTODOは確認待ちや次回確認として残す
議事録を共有し、認識違いがあれば修正する

議事録の中にTODOがあるだけでは、日々の作業では見落としやすくなります。自分が動くものは、必ず普段見るTODO表へ移します。

週次レビューのテンプレート

週に1回は、TODO表を整理します。目的は、完璧な表にすることではなく、古いTODO、止まっているTODO、優先度が変わったTODOを見つけることです。

今週完了したこと:
- 

来週に残すこと:
- 

止まっていること:
- 

やめる・統合すること:
- 

上司や先輩に相談すること:
- 

来週の最初の一手:
-

週次レビューで見る観点です。

完了条件まで終わったTODOは完了にする
期限切れのTODOを放置しない
確認待ちにはリマインド日を入れる
優先度が下がったTODOは保留にする
大きすぎるTODOは小さく分ける
迷っているTODOは相談に回す

TODO表が荒れていると、頭の中も散らかります。週1回だけでも整理すると、次の週の立ち上がりが軽くなります。

リマインド文例

確認待ちのTODOは、リマインド文までセットで用意しておくと楽です。催促は相手を責める文章ではなく、仕事を前に進めるための確認です。

確認依頼のリマインド

A社提案資料の初稿確認について、念のためリマインドです。

確認してほしいこと:
- 2ページ目の課題整理
- 6ページ目の料金比較

本日17時までにコメントをいただけると、明日午前の修正に反映できます。
難しそうであれば、先に見るべき箇所を絞るので教えてください。

期限を調整したいとき

A社提案資料の料金比較について相談です。

B社の料金条件の確認に時間がかかっており、本日15時時点では比較表だけ未確定になりそうです。

対応案:
15時には、料金比較以外の初稿を先に共有します。
料金比較は18時までに追記します。

この進め方で問題ないでしょうか。

完了報告

A社提案資料の初稿を共有しました。

格納先:
共有フォルダ / A社 / 提案資料 / 2026-08-02_初稿

確認してほしいこと:
- 課題整理の方向性
- 料金比較の前提

次の対応:
本日中にコメントをいただければ、明日午前に反映します。

依頼、相談、催促、お礼の文例を広く確認したい場合は、依頼・相談・催促・お礼の伝え方も使えます。

共有前チェックリスト

TODO表や進捗共有を出す前に、次を確認します。

TODO・進捗共有チェック

- TODOが動詞で書かれている
- 完了条件が書かれている
- 期限が日付または時刻で書かれている
- 確認待ちの相手が分かる
- リマインド日が入っている
- 遅れそうなものが隠れていない
- 今日やることが3つ以内に絞られている
- 上司や先輩に相談したいことが明確になっている
- 完了したTODOが残り続けていない

全部を完璧に埋める必要はありません。ただし、期限が近い仕事、他人の作業を止めている仕事、判断が必要な仕事は、完了条件と確認待ちを必ず書きます。

次にやること

まず、今あるTODOをこのテンプレートへ移します。

今抱えているTODOを全部書き出す
期限があるものから順に並べる
完了条件が曖昧なものを直す
確認待ちにリマインド日を入れる
今日やる3つを決める

最初からきれいな表を作ろうとしなくて大丈夫です。TODO表は、作業のための道具です。毎日見て、止まっているものを動かせる状態になっていれば十分です。