まず結論
TODO管理の目的は、やることを増やすことではなく、次に何をすればよいかを迷わない状態にすることです。
仕事では、頭の中だけで覚えておくほどミスが増えます。依頼されたこと、期限、確認事項、次の一手を外に出し、見直せる形にしておくことが基本です。
TODOに書くべきこと
TODOは「作業名」だけでなく、次の4つをセットで書くと実務で使いやすくなります。
- 何をするか
- いつまでにやるか
- 誰に確認するか
- 完了条件は何か
たとえば「資料作成」だけでは、どこまで作れば終わりか分かりません。「7月30日までに、A社提案資料の初稿を作り、上司にレビュー依頼する」と書くと、次にやることが明確になります。
優先順位の決め方
優先順位は、気分ではなく、期限と影響度で決めます。
- 期限が近いもの
- 他人の作業を止めているもの
- 重要な意思決定に関わるもの
- すぐ終わり、全体を前に進めるもの
迷ったら、「これを今日やらないと誰が困るか」を考えると判断しやすくなります。
進捗を見えるようにする
TODOは、未着手、作業中、確認待ち、完了に分けると管理しやすくなります。
特に「確認待ち」は忘れやすい状態です。自分の作業が終わっていても、相手の確認が終わらないと全体は完了しません。確認待ちのTODOは、リマインド日も一緒に置いておきます。
上司・先輩に共有しやすい形
進捗共有では、全部を長く説明するよりも、次の型にすると伝わりやすくなります。
現在の状況: 初稿作成中です
完了予定: 今日17時まで
確認したいこと: 2ページ目の方向性
困っていること: 参考データが1つ未確認ですこの形にしておくと、相手は「今どこまで進んでいて、何を返せばよいか」を判断しやすくなります。
よくある失敗
- TODOが大きすぎて、最初の一歩が分からない
- 期限だけを書き、完了条件を書いていない
- 相手待ちのタスクを放置してしまう
- 自分だけが分かる言葉で書いてしまう
TODOは、自分のためだけでなく、他人に説明できる状態にしておくと強くなります。
次にやること
まずは今日のTODOをすべて書き出し、1つずつ期限と完了条件を追加してください。最後に、今日中に必ず進めるものを3つだけ選びます。