まず結論
議事録は、会議の内容を全部書き起こすための文書ではありません。会議後に、何が決まり、誰が、何を、いつまでにやるかを確認するための文書です。
良い議事録は、読んだ人が次に動けます。
決定事項:
TODO:
未決事項:
次回確認:この4つが明確なら、多少文章が短くても実務では役に立ちます。逆に、発言録として詳しく書かれていても、決定事項とTODOが曖昧なら、会議後に仕事が止まります。
議事録の目的
議事録の目的は、会議の記録をきれいに残すことではありません。
目的は、次の3つです。
- 決まったことを参加者でそろえる
- 次に動く人と期限を明確にする
- 未決事項や宿題を見えるようにする
会議では、その場では分かったつもりでも、終わってから認識がずれることがあります。
- 誰が対応するつもりだったのか
- いつまでにやる話だったのか
- 決定したのか、まだ検討中なのか
- 次回までに何を確認するのか
議事録は、このずれを早いうちに直すためのものです。
必ず入れる項目
議事録には、最低限、次の項目を入れます。
| 項目 | 書くこと |
|---|---|
| 会議名 | 何の会議か |
| 日時 | いつ開催したか |
| 参加者 | 誰が参加したか |
| 目的 | 何のために集まったか |
| 決定事項 | 会議で決まったこと |
| TODO | 誰が何をいつまでにやるか |
| 未決事項 | まだ決まっていないこと |
| 次回確認 | 次に確認する論点やタイミング |
テンプレートから始めたい場合は、会議・議事録テンプレートを使ってください。最初から空白の文章を書くより、決定事項とTODOの枠を先に置いた方が抜け漏れを減らせます。
決定事項の書き方
決定事項は、「何となくそういう方向」という雰囲気ではなく、あとで見返して判断できる形で書きます。
悪い例です。
- A社向け提案は、だいたいB案で進めることになった。
- 金額は調整する。これだと、どこまで決まったのか分かりません。
良い例です。
決定事項:
- A社向け提案はB案の構成で進める。
- 見積もりは月額30万円案を基本とし、オプション費用は別紙に分ける。
- 初稿は7月31日 15:00までに営業チームへ共有する。決定事項では、次の観点を入れます。
- 何を決めたか
- 条件や前提は何か
- いつから、どこまで適用するか
- 次に誰が確認するか
すべてを長く書く必要はありません。ただし、あとで「結局どうするんだっけ」とならない程度には具体化します。
TODOの書き方
TODOには、担当者、期限、完了条件を入れます。
TODO: A社向け見積もり条件を整理する
担当: 田中さん
期限: 7月31日 12:00
完了条件: 条件表を営業チームのチャットに共有し、上長確認へ回すTODOで特に大事なのは、完了条件です。
「資料を作る」だけだと、どの状態で完了なのか分かりません。
悪い例:
- A社資料を作る
良い例:
- A社提案資料の初稿を作成し、7月31日 15:00までに営業チームへ共有する会議中に担当者が曖昧なまま話が進んだら、その場で確認します。
このTODOは、どなたが担当しますか。
期限は次回会議前の8月2日でよいでしょうか。
完了条件は、資料共有まででよいですか。ここを遠慮して流すと、議事録を共有したあとに「これは誰がやるんでしたっけ」となります。
TODOを会議後のタスクとして管理する考え方は、TODO・タスク管理の基本でも扱っています。
未決事項の書き方
未決事項は、「決まらなかったこと」を放置しないために書きます。
未決事項:
- A社提案の導入スケジュールは、先方の8月体制が未確認のため未決。
- 8月1日までに佐藤さんが先方へ確認し、次回会議で再度決める。未決事項にも、担当者と次の確認タイミングを入れます。
未決事項が多い会議では、決まらなかったこと自体が悪いのではありません。何が未決で、次にどう決めるかが見えていないことが問題です。
悪い議事録と良い議事録
同じ会議でも、議事録の書き方で会議後の動きやすさは変わります。
悪い議事録です。
A社提案について議論した。
B案がよさそうという話になった。
見積もりは調整する。
資料は次回までに作る。この議事録では、次のことが分かりません。
- B案で決定なのか、検討中なのか
- 見積もりを誰が調整するのか
- 資料を誰が作るのか
- 次回がいつなのか
- 何をもって完了なのか
良い議事録です。
決定事項:
- A社提案はB案の構成で進める。
- 見積もりは月額30万円案を基本とし、オプション費用は別紙に分ける。
TODO:
| TODO | 担当 | 期限 | 完了条件 |
|---|---|---|---|
| A社提案資料の初稿作成 | 鈴木さん | 7月31日 15:00 | 営業チームのチャットへ共有 |
| 見積もり条件の確認 | 田中さん | 7月31日 12:00 | 条件表を更新し、資料作成者へ連絡 |
未決事項:
- 導入スケジュールは、先方の8月体制が未確認のため未決。
- 佐藤さんが8月1日までに先方へ確認する。良い議事録は、文章が美しいというより、仕事の行き先が見えます。
会議中のメモの取り方
会議中は、発言を全部拾おうとしすぎないことが大事です。
優先して見るのは、次の4つです。
- 決まったこと
- 誰かが引き取ったこと
- まだ決まっていないこと
- 次回までに確認すること
議論が長い場合は、経緯をすべて書くのではなく、論点と結論を分けます。
論点: A社提案の見せ方
主な意見: A案は分かりやすいが一般論に見える。B案は具体的だが前提が外れると弱い。
結論: 今回はB案で進める。会議の最後には、議事録係だけで抱えず、参加者に確認します。
最後に、決定事項とTODOを確認します。
決定事項は2点、TODOは3件で合っていますか。
担当者と期限に違和感があれば、今ここで直したいです。会議そのものの準備や進め方は、会議の準備と進め方も参考にしてください。
会議後の共有文例
議事録は、できるだけ会議直後に共有します。時間が経つほど、参加者の記憶も薄くなります。
共有時は、本文に確認してほしい観点を添えます。
本日の議事録です。
確認してほしいこと:
- 決定事項に認識違いがないか
- TODOの担当者、期限、完了条件に抜け漏れがないか
- 未決事項の次回確認タイミングが合っているか
修正があれば、本日18時までにコメントください。
特に問題なければ、この内容で進めます。「共有します」だけで終わらせるより、何を確認してほしいかを明確にした方が戻りが早くなります。
進捗共有や悪い報告の出し方は、報連相と進捗共有ともつながります。
AIを使うときの注意
AIで議事録を作ると、発言の要約や整形は速くなります。ただし、最終確認は人間が行います。
特に注意するのは、次の点です。
- 決まっていないことを決定事項として書いていないか
- 担当者を取り違えていないか
- 期限を勝手に補っていないか
- 重要な未決事項を落としていないか
- 社外に出せない情報が含まれていないか
AIの議事録は、たたき台として使うと便利です。ただし、決定事項、TODO、担当者、期限は、会議参加者の認識と合っているか確認します。
よくある失敗と直し方
失敗1: 発言録になっている
発言を順番に並べるだけだと、会議後に何をすればよいか分かりにくくなります。
直し方は、発言の時系列ではなく、決定事項、TODO、未決事項に整理し直すことです。
失敗2: TODOに担当者がない
担当者がないTODOは、誰も動けません。
直し方は、会議中に「これは誰が持ちますか」と確認することです。
失敗3: 期限が「なるべく早く」になっている
「なるべく早く」は、人によって意味が違います。
直し方は、日付と時刻で書くことです。
悪い例: なるべく早く共有する
良い例: 7月31日 15:00までに営業チームへ共有する失敗4: 決定事項と未決事項が混ざっている
検討中のことを決定事項に入れると、あとで大きな認識違いになります。
直し方は、決まったことと、まだ決まっていないことを分けることです。
失敗5: 共有が遅い
時間が経つほど、記憶が曖昧になります。
直し方は、完璧な議事録を待たず、決定事項とTODOだけでも先に共有することです。
次にやること
次の会議では、最初から次の4つの見出しを置いてメモしてください。
決定事項:
TODO:
未決事項:
次回確認:会議の最後に、この4つを声に出して確認します。議事録は、会議をきれいにまとめるためではなく、会議後の仕事を止めないためにあります。