まず結論
良い会議は、会議中の話し方だけで決まりません。会議前に目的と論点を決め、会議後に決定事項とTODOを残すことで、仕事が前に進みます。
会議は「集まること」ではなく、「決めること」「そろえること」「次の行動を決めること」のためにあります。
会議前に準備すること
会議を設定するときは、少なくとも次の4つを用意します。
- 目的: 何のための会議か
- ゴール: 会議が終わったとき何が決まっていればよいか
- アジェンダ: 何をどの順番で話すか
- 事前資料: 参加者が先に見ておくもの
「情報共有」だけの会議でも、何を理解してもらいたいのか、どんな反応が必要なのかを決めておきます。
アジェンダの作り方
アジェンダは、話題の一覧ではなく、会議の進行表です。
1. 目的確認（5分）
2. 現状共有（10分）
3. 論点1: 方針を決める（15分）
4. 論点2: 役割分担を決める（10分）
5. 決定事項とTODO確認（5分）時間配分があると、話が広がりすぎたときに戻しやすくなります。
会議中に見ること
会議中は、発言をすべて記録するより、次の3つを押さえます。
- 決まったこと
- 決まらなかったこと
- 誰が何をいつまでにやるか
議論が長くなったら、「いま決めるべきことは何か」に戻します。論点が増えた場合は、別会議や別タスクに分けます。
会議後にやること
会議後は、できるだけ早く議事録やメモを共有します。共有する内容は、長い経緯よりも、決定事項とTODOを優先します。
決定事項:
TODO:
未決事項:
次回確認:参加者に認識違いがあれば、早い段階で直せます。
よくある失敗
- 目的が曖昧なまま会議を設定する
- アジェンダがなく、話題が広がり続ける
- 決定事項とTODOを最後に確認しない
- 会議後に議事録共有が遅れる
- 次に誰が動くか決まっていない
会議は、終わったあとに仕事が進むかどうかで価値が決まります。
次にやること
次に会議を設定するときは、招待文に「目的」「ゴール」「アジェンダ」を入れてください。会議の最後には、決定事項とTODOを声に出して確認します。