まず結論
ビジネスチャットやメールでは、丁寧さだけでなく、相手がすぐ判断できることが大事です。
文章を書く前に、「共有したいだけか」「確認してほしいのか」「判断してほしいのか」「作業を依頼したいのか」を決めます。目的がはっきりすると、文章も短くなります。
伝わる文章の基本
仕事の文章は、次の順番にすると読みやすくなります。
結論:
背景:
依頼・確認したいこと:
期限:
補足:特に、依頼と期限は本文の中に埋もれないようにします。相手に何をしてほしいのかが分かれば、返信も早くなります。
チャットの使い方
チャットは短いやりとりに向いています。ただし、短すぎると情報が足りず、往復が増えます。
良いチャットの例
A社提案資料の2ページ目について確認です。
結論としては、料金比較表を入れる方向で進めたいです。
本日15時までに、この方向で問題ないかだけ確認いただけますか。何の話か、どうしたいのか、いつまでに何を返してほしいのかが分かります。
避けたいチャット
すみません、資料の件で相談です。これだけだと、相手は内容も緊急度も分かりません。相談したいことを最初のメッセージに含めます。
メールの使い方
メールは、社外連絡、正式な依頼、記録に残したい連絡に向いています。件名で内容が分かるようにします。
件名: A社提案資料 初稿確認のお願い（7/30 17時まで）本文では、あいさつよりも先に、相手に何をしてほしいかが分かる構成を意識します。
よくある失敗
- 丁寧に書こうとして、依頼内容が埋もれる
- 期限を書かない
- 1つのメッセージに複数の話題を詰め込みすぎる
- 「確認お願いします」だけで、何を見てほしいかを書かない
- 社外メールでチャットのような短文だけを送る
仕事の文章は、相手に考えさせないほど親切になります。
次にやること
次にチャットやメールを書くときは、送信前に「相手にしてほしいこと」と「期限」が入っているか確認してください。長文になったら、結論と依頼を先頭に移します。