まず結論
仕事のチャットやメールは、きれいな言葉を探すより、相手が次に何をすればよいかを先にそろえると書きやすくなります。
基本の型は次の5つです。
何の件か:
相手にしてほしいこと:
期限・希望タイミング:
背景・理由:
補足・リンク:依頼、確認、催促、お礼、謝罪、日程調整のどれでも、この5つを必要な分だけ埋めれば、文章は大きく外れません。もっと考え方から確認したい場合は、ビジネスチャット・メールの基本を先に読むと整理しやすくなります。
このページは、毎回ゼロから文章を考えないためのテンプレート集です。社内チャットでは短めに、社外メールでは少し丁寧に調整して使ってください。
使う前に決めること
テンプレートを貼る前に、次の3つだけ決めます。
目的:
相手:
返してほしい内容:たとえば「資料確認をお願いしたい」だけでは足りません。相手が見るべき観点、期限、返信形式まで決めると、やりとりが短くなります。
| 決めること | 書く内容 |
|---|---|
| 目的 | 共有、確認、判断依頼、作業依頼、相談、催促、お礼、謝罪 |
| 相手 | 上司、先輩、同僚、他部署、社外の相手 |
| 返してほしい内容 | OKだけでよい、コメントがほしい、選択してほしい、作業してほしい |
依頼テンプレート
依頼では、「何をしてほしいか」「いつまでか」「どの粒度で見てほしいか」を書きます。
社内チャット
A社提案資料についてお願いです。
2ページ目の課題整理に違和感がないか、
本日15時までに確認いただけますか。
細かい表現ではなく、課題設定の方向性だけ見ていただけると助かります。
資料: [URL]社外メール
件名: A社提案資料 初稿確認のお願い（8/5 17時まで）
お世話になっております。
A社提案資料の初稿を作成しました。
お手数ですが、8月5日17時までに以下2点をご確認いただけますでしょうか。
確認いただきたいこと:
1. 2ページ目の課題整理が貴社の状況と合っているか
2. 6ページ目の料金比較に不足がないか
資料はこちらです。
URL: ...
いただいたコメントを反映し、翌営業日午前に修正版を共有します。
どうぞよろしくお願いいたします。依頼文は、丁寧にしようとして長くするより、相手の確認範囲を絞ることが大事です。依頼や相談の場面別の考え方は、依頼・相談・催促・お礼の伝え方でも扱っています。
確認テンプレート
確認では、自分の理解を書いたうえで「合っているか」を聞きます。
認識合わせ
A社提案資料の進め方について確認です。
自分の理解:
- 今回はB案の構成で進める
- 見積もりは月額30万円案を基本にする
- オプション費用は別紙に分ける
この理解で合っていますか。
問題なければ、この内容で初稿を作成します。判断をもらう
A社提案資料の構成について判断をお願いします。
選択肢:
1. 課題整理を先に見せる構成
2. 料金比較を先に見せる構成
自分としては、先方の関心が課題整理に寄っているため、1で進めたいです。
本日16時までに、1で進めてよいか確認いただけますか。「どうしたらよいですか」だけで聞くと、相手が前提整理から始める必要があります。自分の理解、選択肢、仮の提案を出すと、相手は判断しやすくなります。
催促・リマインドテンプレート
催促は、相手を責めるためではなく、仕事を前に進めるために送ります。強い言葉を使わず、必要な理由と代替案を添えます。
軽いリマインド
A社提案資料の確認について、念のためリマインドです。
本日17時までにコメントをいただけると助かります。
難しそうであれば、まず2ページ目の課題整理だけ確認いただけますか。期限が迫っているとき
A社提案資料の確認について再度ご連絡です。
明日午前に先方へ共有予定のため、
本日18時までに確認コメントをいただきたいです。
全体確認が難しければ、
2ページ目の課題整理と6ページ目の料金比較だけ先に見ていただけますでしょうか。相手から返信がないとき
A社提案資料の確認について、状況確認です。
本日中の確認が難しそうであれば、
明日の先方共有では「料金比較は確認中」と明記して進めようと思います。
この進め方で問題があれば、本日18時までにお知らせください。催促では、「まだですか」だけを書かないようにします。必要な理由、次の期限、返答が難しい場合の進め方を入れると、文章がきつくなりにくくなります。
お礼テンプレート
お礼は短くて構いません。ただし、何に助かったのか、次にどうするのかを書くと仕事が進みます。
社内チャット
A社提案資料へのコメント、ありがとうございます。
特に2ページ目の課題整理の指摘が助かりました。
いただいた内容を反映し、本日中に修正版を共有します。社外メール
件名: Re: A社提案資料 初稿確認のお願い
お世話になっております。
資料をご確認いただき、ありがとうございました。
いただいたご指摘をもとに、2ページ目の課題整理と6ページ目の料金比較を修正いたします。
修正版は明日午前中にお送りします。
引き続きよろしくお願いいたします。お礼は、相手の協力を受け取ったことを伝えるだけでなく、「次はこちらが動きます」と示す連絡にもなります。
謝罪テンプレート
謝罪では、申し訳なさを長く書くより、事実、影響、対応、再発防止を整理します。
A社提案資料について、こちらの確認不足で数字に誤りがありました。
申し訳ありません。
事実:
5ページ目の月額費用で、税抜と税込が混在していました。
影響:
料金比較の順位が変わる可能性があります。
対応:
現在、全ページの料金表記を確認しています。
30分以内に修正版と影響範囲を共有します。
再発防止:
今後は提出前に、税抜・税込の表記チェックを確認項目に追加します。謝罪文では、言い訳を先に長く書かないようにします。何が起きたか、相手にどんな影響があるか、いつまでにどう対応するかを先に伝えます。悪い報告の出し方は、報連相と進捗共有ともつながります。
日程調整テンプレート
日程調整では、候補日時、所要時間、目的を先に出します。
候補を出す
A社提案資料の確認会について、日程調整のお願いです。
以下のいずれかで30分ほどお時間いただけますでしょうか。
- 8月5日 10:00-10:30
- 8月5日 15:00-15:30
- 8月6日 11:00-11:30
上記が難しければ、来週前半で候補をいただけますと幸いです。予定変更をお願いする
本日15時の確認会について、時間変更の相談です。
前の会議が延びる可能性があり、
可能であれば16時開始に変更いただけないでしょうか。
難しければ、予定どおり15時に参加します。
直前の相談となり申し訳ありません。予定変更では、こちらの都合だけでなく、相手が断れる選択肢も残します。
悪い例と良い例
同じ用件でも、書き方で相手の動きやすさが変わります。
悪い例
資料確認お願いします。
急ぎです。これでは、何の資料か、いつまでか、何を見ればよいかが分かりません。相手は聞き返す必要があります。
良い例
A社提案資料の初稿確認をお願いします。
期限:
本日17時まで
見てほしいこと:
- 2ページ目の課題整理が先方の状況と合っているか
- 6ページ目の料金比較に不足がないか
細かい表現はこの後こちらで整えるため、
まずは内容面だけ確認いただけると助かります。
資料: [URL]良い文章は、相手の頭の中の作業を減らします。文章量が少し増えても、相手がすぐ動けるなら、その方が親切です。
送信前チェックリスト
送る前に、次の項目を確認します。
何の件かが最初に書かれている
相手にしてほしいことが1つに絞られている
期限または希望タイミングがある
確認してほしい範囲が分かる
資料URLや添付の有無が書かれている
相手が断れる、または代替案を出せる余地がある
謝罪や催促では、事実と対応が先に書かれている送った後のTODO管理も忘れないようにします。確認待ちやリマインド予定は、TODO・進捗管理テンプレートに入れておくと抜け漏れを減らせます。
次にやること
まず、よく使う依頼文を1つだけ自分用に直します。
自分がよく依頼する作業:
相手:
期限:
見てほしい範囲:
資料URL:テンプレートは、毎回そのまま貼るものではありません。相手、社内文化、緊急度に合わせて短くしたり、丁寧にしたりします。大事なのは、相手が次に何をすればよいかを本文の中で迷わせないことです。